Microsoft Teams Governance
Raus aus dem Wildwuchs – rein in strukturierte Zusammenarbeit
Microsoft Teams ist in vielen Unternehmen zur zentralen Plattform für Kommunikation, Zusammenarbeit und Dateiablage geworden. Doch was als moderne Lösung begann, wird schnell zur Belastung: Unübersichtliche Teams-Strukturen, fehlende Berechtigungsmodelle, Sicherheitsrisiken durch Gastzugriffe und nicht definierte Aufbewahrungsrichtlinien führen zu Wildwuchs – technisch wie organisatorisch.
Wir helfen Ihnen, Microsoft Teams strategisch zu steuern – mit klaren Richtlinien, durchdachten Konfigurationen und Governance-Lösungen, die sich an Ihrer Organisation orientieren. So nutzen Sie die Plattform effizient, sicher und nachhaltig.
Warum Governance so wichtig ist
Ohne Steuerung wird Teams zur Blackbox
In vielen Organisationen wurde Microsoft Teams pragmatisch eingeführt – ohne definierte Prozesse, Verantwortlichkeiten oder technische Schutzmaßnahmen. Das Ergebnis: Inhalte werden unkontrolliert abgelegt, sensible Daten über unsichere Wege geteilt, Rollen und Rechte sind unklar, alte Teams bleiben ohne Funktion bestehen. Gleichzeitig werden wichtige Funktionen wie Aufbewahrungsrichtlinien, Konnektoren oder App-Steuerung nicht genutzt.
Typische Herausforderungen ohne Governance:
- Unübersichtliche Teams- und Kanalstrukturen ohne zentrale Steuerung
- Fehlende oder falsch gesetzte Berechtigungen bei internen und externen Benutzern
- Unklare Verantwortlichkeiten für Inhalte und Team-Administration
- Sicherheitsrisiken durch nicht regulierte Gastzugänge oder Drittanbieter-Apps
- Keine zentralen Aufbewahrungsrichtlinien – Inhalte verfallen oder bleiben ewig online
- Ineffiziente Ressourcennutzung – hoher Speicherverbrauch, Lizenzkosten und Supportaufwand
- Potenzial der Plattform bleibt ungenutzt – viele Funktionen werden nicht implementiert
Unser Angebot – Ihre Governance-Lösung
Unser 5-stufiges Vorgehen: Klarheit schaffen & nachhaltig implementieren
Analyse
&
Status-Check
Wir erfassen Ihre aktuelle Teams-Umgebung, prüfen Konfigurationen, Rollen, Einstellungen und Sicherheitsvorgaben – inklusive Gastzugänge, App-Nutzung und Aufbewahrungsregeln.
Governance-Konzept & Strategie
Gemeinsam entwickeln wir eine auf Ihre Organisation abgestimmte Governance-Strategie: mit Namenskonventionen, Berechtigungskonzepten, Lebenszyklusregeln und Richtlinien für neue Inhalte.
Technische Umsetzung & Konfiguration
Wir bereinigen bestehende Teams-Strukturen und implementieren zentrale Steuerungselemente: z. B. durch Teams-Richtlinien, Aufbewahrungsrichtlinien und die Konfiguration der Plattform über Admin Center oder Dritttools.
Rollenverteilung
&
Kommunikation
Verantwortlichkeiten werden geklärt – wer darf Teams anlegen, wer verwaltet Inhalte, wer administriert? Klare Kommunikation sorgt für Akzeptanz und Konsistenz.
Training
&
Change-Begleitung
Wir schulen Ihre Mitarbeitenden, Admins und Poweruser gezielt, um eine nachhaltige Nutzung sicherzustellen. Dabei gehen wir auf bestehende Prozesse, Wünsche und Funktionspotenziale ein.
Ihre Vorteile mit strukturierter Teams Governance
Mehr Übersichtlichkeit:
Klare Strukturen, nachvollziehbare Inhalte, einfachere Navigation
Datensicherheit & Compliance:
DSGVO-konforme Richtlinien, gesteuerter Zugriff und definierte Aufbewahrung
Effiziente Ressourcennutzung:
Weniger Dubletten, saubere Berechtigungen, reduzierte IT-Last
Reduzierung von Wildwuchs:
Automatisierte Regeln verhindern Chaos bei neuen Teams und Kanälen
Höhere Benutzerakzeptanz:
Durch klare Vorgaben, verständliche Kommunikation und funktionierende Prozesse
Weniger Sicherheitsrisiken:
Keine offenen Gastzugänge, klare Rollenverteilung, kontrollierte Konfiguration
Zukunftssichere Plattform:
Governance als Basis für skalierbare und moderne Zusammenarbeit
Wussten Sie schon?
- Ein Nutzer kann bis zu 250 Teams erstellen – ohne Governance potenziell 25.000 Teams bei 100 Mitarbeitenden!
- Apps von Drittanbietern sind standardmäßig aktiv – mit Datenschutzrisiken.
- Gäste bleiben nach Löschen eines Teams weiterhin in Ihrer Microsoft Entra ID gespeichert.
- Teams-Archivierung und Aufbewahrungsrichtlinien müssen gezielt eingerichtet werden – sonst droht Datenverlust oder unkontrollierter Zugriff.
Governance ist kein Projekt – sondern ein System
Teams Governance bedeutet nicht Einschränkung, sondern Ermöglichung. Mit der richtigen Strategie nutzen Sie die Plattform effizient, sicher und organisationsweit konsistent. Wir begleiten Sie von der ersten Analyse bis zur nachhaltigen Umsetzung – mit Erfahrung, Weitblick und praxisnaher Unterstützung.
→ Jetzt Beratung anfragen und Microsoft Teams sinnvoll steuern.
